Werkgever én werknemer: let op het pensioendossier!

Met de inwerkingtreding van de Wet toekomst pensioenen per 1 juli 2023, gaan nagenoeg alle pensioenregelingen in Nederland de komende jaren op de schop. In deze grootschalige pensioentransitie worden verschillende (pensioen)gegevens betrokken. Het is zowel in het belang van werknemer áls werkgever dat deze gegevens voorafgaand aan de transitie worden gecontroleerd. Dit om toekomstige geschillen te voorkomen.

Pensioencheck voorafgaand aan transitie

Aan werkgevers de taak om de pensioenadministratie periodiek te (laten) controleren, maar in ieder geval voorafgaand aan een wijziging van de pensioenregeling. Dit zodat de gegevens van jouw werknemers goed zijn verwerkt in de administratie. Denk bijvoorbeeld aan het huidige pensioengevende salaris en de pensioenpremie, maar ook persoonlijke gegevens zoals de geboortedatum, datum indiensttreding en een eventuele partnerregistratie. Ook een periodieke controle op de aanwezigheid, correctheid en wenselijkheid van afstandsverklaringen is aangewezen.

Hierin ligt echter niet alleen een verantwoordelijkheid voor de werkgever. Ook voor werknemers is het van belang te controleren of de gegevens in de pensioenregeling juist zijn. In de pensioentransitie zal immers worden uitgegaan van deze gegevens. Een kleine fout in de administratie kan grote gevolgen hebben. Dit benadrukt dan ook het belang van een juiste en volledige administratie.

Het pensioendossier

Ondanks een check voorafgaand aan de pensioentransitie, kunnen en zullen in de toekomst geschillen ontstaan over de wijziging van de pensioenregeling en de gevolgen daarvan voor de pensioenrechten en -aanspraken van de werknemer. Om dit te kunnen nagaan, is het voor zowel werkgever als werknemer van belang dat over de juiste gegevens kan worden beschikt. In de praktijk gaat het hier echter vaak mis.

Bij twijfel over de juistheid van de hoogte van de pensioenuitkering, kan een werknemer de hulp van Gommer Advocaten inschakelen. Om de wijziging van de pensioenregeling te kunnen controleren en over de gevolgen daarvan te kunnen adviseren, is het bijhouden van een pensioendossier echter van groot belang. Denk bijvoorbeeld aan de arbeidsovereenkomst, loonstroken, pensioenoverzichten, het pensioenreglement en eventuele correspondentie over de wijziging. Hierdoor raden wij aan belangrijke pensioendocumenten te archiveren en zelf scherp te zijn en te blijven op eventuele wijzigingen en de gevolgen daarvan.

Wanneer door een werknemer een pensioenclaim wordt ingediend, is het voor een werkgever ook van belang te kunnen beschikken over de juiste gegevens. Zeker wanneer met een werknemer (in het verleden) een aanvullende of afwijkende afspraak is gemaakt. Bijvoorbeeld met betrekking tot de deelname van de werknemer aan de pensioenregeling. Hier gaat het in de praktijk vaak mis, nu deze afspraken vaak niet goed worden gedocumenteerd. Daarbij hanteren werkgevers vaak (al dan niet wettelijk verplicht) een bewaartermijn. Daarom is het ook zaak het pensioendossier actueel te houden en indien nodig hierover tijdig (opnieuw) met de werknemer in overleg te treden.

    Lees ook: Quickscan pensioenadministratie werknemers

Controleren, bewaren, actualiseren en archiveren

De aankomende wijziging van het pensioenstelsel benadrukt het belang de pensioengegevens te blijven controleren én belangrijke documenten te bewaren. Dit geldt voor zowel werkgever als werknemer, zodat tijdig kan worden geageerd op wijzigingen van de pensioenregeling en de eventuele gevolgen daarvan. In het geval van een wijziging is het ook zaak daar tijdig op te reageren. Hiermee kan een beroep op de klachtplicht, verjaring of rechtsverwerking worden voorkomen. Ondanks dat op dit moment de precieze invulling van de gewijzigde pensioenregeling mogelijk nog niet bekend is, kunnen werkgevers en werknemers hier alvast mee aan de slag.

Over de wijziging van de pensioenregeling en de gevolgen daarvan, kunnen de advocaten van Gommer Advocaten uiteraard adviseren. Neem daarvoor contact op met één van onze pensioenadvocaten, zij vertellen je graag meer over de mogelijkheden.